Senin, 12 Juli 2010

Fungsi, Bagian-bagian Surat, dan Bentuk-bentuk Surat

A. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami pembagian dan pengelompokan surat-surat.

B. Pokok Bahasan : 
 Fungsi, Bagian-bagian Surat, dan Bentuk-bentuk Surat

C. Sub Pokok Bahasan :
1. Pengertian Fungsi
2. Bagian-bagian Surat
3. Bentuk-bentuk Surat :
a. Full Block Style
b. Block Style
c. Semi Block Style
d. Indenteed Style
e. Hanging Paragraf Style
f.  Old Official Style
g. New Official Style

D. Uraian Materi :

1. Pengertian Fungsi
Orang menganggap surat sebagai utusan atau “duta” organisasi / instansi pengirim surat. Surat dipandang sebagai citra, cermin mentalitas, jiwa, serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu pengonsep surat dan para penata administrasi kantor harus berhati-hati dan bersungguh-sungguh dalam menulis surat, agar tidak menimbulkan kesan buruk atas organisasinya.

Di samping sifat-sifat di atas, surat resmi sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi, sebagai :
a. Tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian.
b. Alat pengingat / berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan.
c. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau.
d. Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan.
e. Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan, dan sebagainya.

2. Bagian-bagian Surat
Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut :
a. Kepala surat ( kop ).
b. Nomor surat ( nomor verbal ).
c. Tanggal, bulan, tahun surat.
d. Lampiran.
e. Hal atau perihal.
f. Alamat surat ( alamat dalam ).
g. Salam pembuka ( salutasi ).
h. Isi surat ( tubuh surat ).
i. Salam penutup.
j. Nama organisasi / perusahaan.
k. Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat.
l. Tembusan.
m. Inisial / kaki surat.

3. Bentuk-bentuk Surat
Sebelum membahas berbagai bentuk surat, ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada berbagai bentuk surat, yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu.

Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam, sedangkan bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut.

Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). Sedangkan variannya yang berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block style ).

Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ), dan bentuk surat dinas / resmi ( official style ).

Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama, bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika, sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model Eropa baru.

Keterangan bentuk surat :
a. Kepala surat ( kop surat ).
b. Nomor surat.
c. Tanggal.
d. Alamat yang dituju.
e. Hal atau perihal.
f. Salam pembuka.
g. Pembuka surat.
h. Isi surat.
i. Penutup surat.
j. Salam penutup.
k. Nama perusahaan.
l. Nama penanda tangan surat.
m. Nama jabatan.
n. Lampiran.
o. Tembusan = tindisan.
p. Singkatan nama = inisial.

Untuk jelasnya, lihat contoh-contoh bentuk surat, berikut :


a. Full Block Style


 


b. Block Style




c. Semi Block Style




d. Indenteed Style




e. Hanging Paragraf Style




f. Old Official Style




g. New Official Style



Tugas Anda !

Setelah Anda mempelajari mata kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload. Kumpulkan hardcopy jawaban Anda, dan kirimkan softcopy-nya ke email : eisya.management@yahoo.co.id.

LEMBAR KERJA KEDUA

1. Mata Kuliah : Koresponden Bisnis Indonesia
2. Pokok Bahasan : Fungsi, Bagian-bagian Surat, dan Bentuk-bentuk Surat
3. Program : Sekretaris
4. Kelas : SKR – 04
5. Tahun Ajaran : 2010 / 2011
6. Tugas : Perorangan
7. Nama :
Satuan Acara Pengajaran

A. Tujuan Khusus : Warga belajar dapat memahami pembagian dan pengelompokan surat-surat.

B. Pokok Bahasan : Fungsi, Bagian-bagian Surat, dan Bentuk-bentuk Surat.

C. Sub Pokok Bahasan :
1. Pengertian Fungsi Surat
2. Bagian-bagina Surat
3. Bentuk-bentuk Surat :
a. Full Block Style;
b. Block Style;
c. Semi Block Style;
d. Indented Style;
e. Hanging Paragraph Style;
f. Old Official Style;
g. New Official Style.

D. Indikator Pencapaian Hasil Belajar
1. Warga belajar dapat menjelaskan pengertian fungsi surat.
2. Warga belajar dapat menyebutkan bagian-bagian surat.
3. Warga belajar dapat membuat surat sesuai dengan bentuk-bentuk surat, berikut :
a. Bentuk Full Block Style;
b. Bentuk Block Style;
c. Bentuk Semi Block Style;
d. Bentuk Indented Style;
e. Bentuk Hanging Paragraph Style;
f. Bentuk Old Official Style;
g. Bentuk New Official Style.

Lembar Kerja Mahasiswa

Setelah Anda mempelajari ” Bab II, Fungsi Surat, Bagian-bagian Surat, dan Bentukbentuk Surat,” Korenpondensi Bisnis Indonesia I, halaman 6 – 9, kemudian jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut !
1. Jelaskan secara singkat pengertian fungsi surat !
2. Sebutkan bagian-bagian surat !
3. Buatlah surat sesuai bentuk-bentuk surat, berikut :
a. Bentuk Full Block Style;
b. Bentuk Block Style;
c. Bentuk Semi Block Style;
d. Bentuk Indented Style;
e. Bentuk Hanging Paragraph Style;
f. Bentuk Old Official Style;
g. Bentuk New Official Style.

Selamat bekerja, semoga Anda sukses !

1 komentar:

  1. Artikel-nya bagus-bagus. Semoga blog-nya menjadi lebih maju.
    Kunjung balik ke blog saya ya?!!

    BalasHapus